Contribution → Grégoire Mottier

 

Grégoire Mottier, Head of Risk Management, Loyco, www.loyco.ch

La gestion des risques est un enjeu majeur pour les collectivités publiques. Oui, mais quelles sont les bases légales et le cadre de référence permettant une politique efficace en la matière? Eléments de réponse.

Les fondements d’une gestion des risques pour les communes s’inspirent de l’article 39 de la Loi sur les finances de la Confédération. Sur le plan cantonal, diverses bases légales pour les administrations et également réglementations encouragent les communes à la mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) adapté à leur taille et à l’importance de leur budget. Cette démarche SCI comprend notamment un listage des activités clés à risques, d’où la nécessité de se doter d’un cadre de référence adéquat et d’outils de cartographie de risques, par analogie également aux obligations découlant de l’article 961 c al 2 du CO, qui s’applique aux sociétés anonymes.

Cadre de référence ISO 31000

Ce texte n’institue pas un système certificatif mais nous propose un cadre de référence ainsi qu’une terminologie reposant sur des bases largement répandues et acceptées dans monde entier.
C’est donc sur cette base librement adoptée qu’une démarche pragmatique de Risk Management pourra être menée au sein d’une commune.

Phases d’un audit sur les risques

Nous ne pouvons ici entrer dans le détail des phases identification/analyse/évaluation/traitement mais l’acte le plus significatif consistera clairement à établir un «catalogue de risques» qui permettra d’identifier ces derniers en fonction de leur pertinence. La littérature nous propose diverses méthodes (checks lists, brainstormings…) pour mener à bien cette phase mais en général il sera toujours correct de travailler en partant des comptes communaux et en identifiant:
les sources de recettes de l’ensemble des dicastères et les événements susceptibles de les diminuer ou de les interrompre.
les sources de dépenses de l’ensemble des dicastères et les événements propres à les augmenter.
les éléments principaux constituant les valeurs patrimoniales mobilières et immobilières pouvant éventuellement être menacées dans leur existence ou leur valorisation.
L’ensemble du processus sera géré par une succession de workshops mettant en présence les «propriétaires de risques» impliqués au quotidien et sous réserve également que les facteurs de succès ci-dessous soient respectés:

  • la démarche d’identification des risques a été voulue et entérinée de manière claire au sein de l’administration communale, sur mission du pouvoir exécutif.
  • les conditions de l’audit permettent d’éviter tout déni dans l’identification des périls.
  • cette identification s’effectue dans le cadre d’un management bienveillant et favorisant les échanges entre participants ainsi que la mise en avant de tous périls émergents.
  • les workshops sont animés par une personne endossant le rôle de coach, à l’aide d’une ressource interne ou externe. Cette personne veillera également à la mise en exergue de périls plus
  • spécifiques à des communes politiques (questions relatives à l’aménagement du territoire, sécurité, activités scolaires et parascolaires, activités de police, distribution d’énergie etc…).
  • les résultats sont notifiés sur un outil permettant l’échange d’informations entre les participants et aboutissant à une cartographie claire.

Les phases d’analyse et d’évaluation consisteront à notifier les causes et conséquences principales de chaque risque. Par la suite, le processus comprendra l’action de «scorer» les différents périls en fonction de leur occurrence (échelle de fréquence) et gravité (intensité de l’atteinte aux finances, à l’environnement, à l’image ou aux personnes). La phase de Traitement visera quant à elle à adopter des mesures de réduction (voire de suppression) des risques et permettra également de gérer de manière rigoureuse une politique de transfert d’éventuels périls vers des solutions d’assurances. Là également, un coaching efficace ainsi que le recours à un outil permettant de partager les infos et données constitueront des facteurs déterminants de succès.

Une démarche chronophage?

Un recul de quelques années dans cette activité nous permet de donner quelques indicateurs à ce sujet, cela d’agissant d’une commune d’une taille inférieure à 30’000 habitants.

  • en principe moins de 10 workshops sont nécessaires. Ces derniers dureront deux heures au maximum chacun. L’expérience démontre qu’il préférable de procéder avec chaque propriétaire de risque séparément.
  • le travail d’agrégation des données, l’établissement d’une cartographie et premier rapport d’audit prendront entre 40 et 80 heures à la personne désignée pour cette tâche, en tant qu’intervenant externe ou interne, participation aux workshops y compris.
  • l’ensemble de la démarche sera validé par un comité de gestion des risques avant transmission aux différents acteurs (élus, magistrats et fonctionnaires).
Récurrence les années suivantes

Une fois les résultats saisis, il incombera au Comité de gestion des risques de provoquer une mise à jours semestrielle ou annuelle afin de:

  • notifier d’éventuels nouveaux risques émergents.
  • veiller à l’exécution et l’évolution des mesures de réductions de risques.
  • procéder au changement des scores sur les périls déjà enregistrés.
  • décider d’autres opportunités de mesures de réduction et actions de contrôles.
Bénéfices d’une gestion des risques efficace au sein d’une Commune

Il en va d’une commune politique comme d’une entreprise privée. Une gestion des risques correcte aboutira à une pérennisation des ressources ainsi qu’à une optimisation des processus de gestion. Cela sans parler des impacts directs en matière de protection des personnes, santé des travailleurs, lutte contre les accidents et maladies professionnelles ainsi que la sécurité des citoyens en général. Un Risk Management efficient permettra également de pratiquer un «Risk Marketing» actif, dont le but sera notamment de diminuer les scores «fréquence/gravité» de l’ensemble des risques assurables et de présenter aux assureurs des statistiques d’incidents optimisées et procurant du coup aux communes la possibilité d’acquérir des couvertures d’assurances aux meilleurs coûts. Bien plus qu’une pseudo obligation légale, un Risk Management volontairement implémenté au sein d’une commune constitue un véritable investissement et une bonne pratique découlant du simple bon sens!